本届展会组委会成立了20人接待组，已对负责接待的工作人员进行了严格培训，将对展会重点嘉宾一对一接待。现已收到邀请函回执的嘉宾350位，同时也安排了车辆在高铁站、北湖机场、酒店、展馆接送，确保嘉宾、专业买家出行顺畅。

组委会在本届展会上安排了近150名志愿者，其中有20名英文专业志愿者，用于协助国外展商报到等现场服务。同时也安排了保安、保洁人员，保障展会期间展馆安全及环境卫生。

本届展会境外展商80家，均已办理好相关签证手续，境外展商主要来自澳大利亚、美国、摩洛哥、印度、巴基斯坦、阿富汗、意大利、德国、俄罗斯、芬兰、尼泊尔等21个国家。现已有境外参展商陆续抵达郴州；同时境外展商货物也通过报关报检手续陆续到达展馆监管仓；中国银行也将在展馆内设点为境外展商做好金融服务。