举办展会必须选择举办地和场馆。

对于新项目而言,选择展览举办地及其场馆是市场调研、项目立项工作的一部分。

主办方选择展馆,在确定举办地(城市)的前提下,一般需要综合考量以下因素:


地理位置、周边设施及交通条件 |


展览面积偏小(2万平方米以下)、观众为市民(B2C性质的消费展)的项目,基本选择位于城区、公共交通便利的老旧展馆。而展览面积在5万平方米以上,甚至超过10万平方米的大型或超大型展会,只能选择室内可供展览面积大型或超大型但位于郊区的展馆。


选择大型展馆时要注意的是,有的因投用年限较短,周边设施及公共交通未能配套,这将对参展客商就近住宿、消费以及观众前来参观产生诸多不便。在城市公共交通条件中,地铁等轨道交通对于大型展会的观众集散十分重要。而临近高速公路、有大型停车场的展馆,对于长途运输的重型、大型展品(如机床、拖拉机)会带来便利。


配套会议较多或会议档次较高的展会,对于会议设施以及与会者住宿酒店的要求,也是主办方选择展馆时必须考虑的条件。


展馆建筑设施功能及物流条件 |


金属加工设备、汽车等重型展品对室内展馆地面有承重性要求,一般不便上楼(指多层建筑结构的展馆)展示。有些工业设备(如机床)需要在展会现场开动,对于展馆用电、用水、用气,以及室内空高多有特殊要求。


大型、重型展品运进展馆、送达展位,一般是货运汽车直达馆内,再用吊车(叉车)吊(运)至展位。如展馆物流通道狭窄,馆内建筑立柱较多或空高受限,则无法布置大型、重型展品。


国内现实情况是,2000年之前修建的展馆,建筑设施功能多不适合布置大型、重型展品。此外,大型建筑机械(如履带式起重机、打桩机、挖掘机等)或采矿机械(如钻机、破碎机等)参展,一般只能在展馆的露天广场展示。


租金与服务费价格  |


因展馆租金在展览项目成本中占比较高(大型项目占比为15-20%,小型项目占比为25-30%),故主办方对于租金价格十分敏感。国内“上广北”超大型展馆(室内可供展览面积在10万平方米以上)的租金水平,一般在20元人民币/平方米/天以上。其他大型城市展馆的租金水平,一般在以10元人民币/平方米/天左右。


租金价格优惠对于展会主办方颇具吸引力。2019年,南方某一线城市超大型会展中心投用。为开拓市场,经营方以10元人民币/平方米/天的优惠租金价格招租展会。之后,每年按一定幅度调升。此举对于超大型展会主办方重新选择展馆产生了积极作用。此外,展馆经营方在服务收费方面的优惠,包括延长布展期间免费加班时间、展馆广告位、展馆空调、会议室、停车场、仓库免费/减费使用等,也是吸引主办方的策略。 


展览档期 |


展览档期即为主办方租赁展馆用于举办展会的时间,包括布展、开展和撤展的时间。国内展览档期最短为3天,最长为15天。其中,最为多见的是5天。主办方在5天的档期中,一般布展安排2天(实际可连续使用57个小时),展出安排3天(一般累计为23个小时),撤展安排约10个小时(一般在第5天的15时撤展,展品、物品与人员至当晚0时前撤离展馆)。


在国内,每年的3-5月和9-11月为展览旺季。原因是,春秋两季气候宜人,适合人们出行;春秋两季通常是企业订货时节,参展恰合其时;春秋两季无需在展馆内使用空调,主办方可以减少支出。因此,展会主办方都希望在展览旺季办展。


在具体档期的选择上,不同展会及其主办方的考量各不相同。消费展一般希望在“双休日”开展,而专业展则希望避开“双休日”。如为同主题展会,二线城市的主办方希望与“上广北”的大型展览和邻省的展览错开时间。而在“上广北”档期密集的展馆举办的大型展会,定下档期后将很难变更。某些大型展会为在“上广北”市场立足,不得不选择在淡季办展。


馆方服务品质 |


主办方对于展馆经营方服务品质的要求通常反映在三方面:

一是,主办方现场的布展、撤展的物流、搭建、仓储、展具租用以及疫情防控、安保、保洁、供电的等服务事项,与馆方对接要顺畅。在对接中,馆方应体现专业的服务水准。


二是,馆方要主动与主办方协调配合,以尽可能地满足参展客商的需求。在配合中,馆方应显示良好的服务精神。


三是,馆方应尊重主办方自行选择标准展位搭建、地毯铺设、展品物流、展期餐饮服务供应商的权利,不以自身地位强制性搭配销售(绑定销售)这些服务。


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深圳国际会展中心


在考量以上因素时,展会新项目、老项目或巡回项目的主办方在选择展馆上也各有特点。


商业机构举办的新项目,通常从小馆起步,控制成本,以图稳定发展。若是政府展,因强调首届上规模,则一般选择在大馆举办,而且会提出明确的档期要求。


老项目在做大规模后,主办方一般不会轻易调整展馆或变更档期。除非是原用展馆已不适应项目发展需求,或因租金价格优惠迁址新馆


巡回展项目选择展馆,主办方一方面要考虑是否合用(如展览规模与展馆容量、建筑功能的适配性),一方面会考虑巡展举办地政府是否有资金补贴(地方政府为吸引巡展提供的专项资金扶持)。


此外,对于第一年投入使用的新馆,除周边设施及公共交通配套缺乏外,主办方还担心经营方新手上路,内部磨合不到位,相关服务跟不上,一般不愿成为前三个“打新”的展会。